SESIÓN 10: COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL, FLUJOS Y BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

La comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio.

Vídeo de aportación: 
https://youtu.be/vVHoPa3Lvo8

Una buena comunicación interna en el trabajo es vital, ya que así los empleados se encuentran informados, escuchados y valorados al poder brindar sus opiniones y sugerencias. Es así como se logra una mayor lealtad de los trabajadores hacia la empresa, convirtiéndose así en una acción clave para retener a los mejores talentos de cada organización y optimizar la productividad.

Es muy importante que los empleados estén enfocados en los objetivos organizacionales y para ello la comunicación interna se convierte en una de las herramientas principales con las que cuenta la empresa para lograr tener un equipo de trabajo informado, motivado y alineado.

La comunicación interna es todo lo que se genera en una empresa, tanto informal, como formal. Hay comunicación interna en todas las conductas que se desarrollan dentro de la organización, desde lo que se escribe, lo que se dice, lo que se piensa, lo que se siente, hasta lo que no se dice.

Los beneficios de manejar un plan de comunicación eficiente en la organización son:

• Permite un mejor manejo de los recursos disponibles
• Favorece las relaciones entre las personas
• Integra la comunicación informal y formal
• Impulsa la identidad corporativa
• Orienta a los empleados hacia el logro de los objetivos comunes
• Brinda la oportunidad de potenciar a los recursos humanos.
• Facilita que los empleados se puedan expresar con mayor libertad y se pueda aprovechar la imaginación, inteligencia e iniciativa de las personas
• Permite lograr un clima laboral positivo

FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

Cuando se piensa en la comunicación dentro de una organización, ésta puede tener diversos flujos ya que la comunicación es multidireccional y se basa en la estructura de la empresa.

Todas las organizaciones tienen una estructura a seguir. Esta formación es representada muchas veces en organigramas.

Estos permiten presentar mediante una imagen, toda la disposición de departamentos y cargos de una empresa que se conectan con varios tipos de comunicación.

Por ello revisaremos los principales tipos de comunicación organizacional y sus flujos.

¿Cuáles son los tipos de comunicación organizacional?

En el escenario actual, se sabe la importancia de la comunicación para el éxito de una organización. Los principales tipos de comunicación organizacional y sus características son:

Comunicación Formal

Es la comunicación directa a través de los canales existentes en el organigrama de la empresa que se deriva de la alta administración.

El mensaje se transmite y se recibe dentro de los canales formalmente establecidos por la empresa.

Básicamente, ésta es vehiculada por la estructura formal de la empresa, está hecha por escrito y es enviada a través de correspondencia o formularios.

Comunicación Informal

Se desarrolla fuera de los canales de comunicación establecidos por el organigrama y es todo tipo de relación social entre los colaboradores.

De esta manera, los funcionarios pueden obtener más información a través de los conocidos rumores.

A través de ella, se puede conseguir información sobre opiniones e insatisfacciones de los colaboradores sobre el clima organizacional.

¿Qué son los flujos de la comunicación organizacional?

Para mejorar el diálogo interno, es necesario observar los flujos de comunicación entre sectores de la empresa y el contenido de esa información.

Gracias a los flujos, se puede conocer por dónde pasan los datos de la empresa y hacia dónde van.

Las empresas generan diariamente un gran volumen de información que desempeña un papel importante en las organizaciones cuando son conocidas por todos.

Por otro lado, esto también genera muchos desafíos para una comunicación más fluida.

Estos son los tipos de flujo de comunicación:

Flujo de Comunicación Ascendente

Es cuando la información parte de los trabajadores hacia el líder.

Este flujo corresponde al proceso de retroalimentación, es decir, la opinión sobre el modelo de gestión, las acciones administrativas y los planes organizativos.

En organizaciones más tradicionales, esta comunicación es más difícil de suceder debido a su estructura bastante jerarquizada.

Las principales funciones de ese flujo de comunicación son:

• Proporcionar a los directivos la retroalimentación necesaria sobre los asuntos y problemas actuales de la organización.
• Ser fuente primaria de retorno informativo para la dirección.
• Estimular la participación y el compromiso de todos.

Flujo de Comunicación Descendente

También llamado flujo de comunicación vertical u oficial. En este tipo de flujo, se transmiten normas, procedimientos, atribuciones, instrucciones, estrategias, objetivos y metas, prácticas organizacionales, noticias institucionales, entre otros.

Su objetivo es proporcionar a los miembros información sobre con trabajos realizados, facilitar un resumen del trabajo y orientar a los funcionarios a reconocer los objetivos de la organización.

Aquí también entran las acciones de comunicación interna o de recursos humanos para lograr la alineación estratégica, cultural y también para aumentar la productividad.

Flujo de Comunicación Horizontal

Este sucede entre personas del mismo nivel jerárquico. Ayuda en la comprensión entre pares y hace posible que el equipo una esfuerzos. Además, satisface necesidades como inclusión, control y afecto.

Las principales funciones de este flujo de comunicación, son:

• Facilitar la coordinación de tareas permitiendo a los miembros establecer relaciones interpersonales efectivas.
 
• Proporcionar a un empleado un medio para compartir información relevante de la empresa.

Este tipo de flujo de información es común en empresas que buscan ser cada vez más colaborativas e innovadoras. Este permite que todos los colaboradores tengan voz, participen en debates y participen en la toma de decisiones.

Generalmente, este tipo de organización opta por canales que proporcionan la colaboración, como redes sociales corporativas.

Este flujo también ayuda a integrar y mejorar el clima entre los colaboradores y compartir conocimiento e inteligencia en la empresa.

Flujo de Comunicación Diagonal

Se desarrolla entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan, no necesariamente cubriendo la línea de forma.

Consultas.

Coordinaciones intergrupales.

Apoyo entre áreas. 

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

Entendemos por barreras impuestas a la comunicación, todos aquellos factores que la impiden, deformando el mensaje, o obstaculizando el proceso general de ésta.

Semánticas: El emisor puede emplear palabras con determinados significados pero el receptor puede interpretarlas de manera distinta o no entenderlas, lo cual influye en una deformación o deficiencia del mensaje.

 El exceso de ruido.

Un ejemplo un claro puede ser: el de una persona que quiere platicar con otra persona pero no hablan el mismo idioma, supongamos que una habla ingles y la otra persona Italiano entonces va haber una barrera y no se van a poder comunicar y tener una platica.

A través de los medios de comunicación de masas llamados canales: televisión, revistas, periódicos, prensa, llegan a nosotros incontables expresiones iguales a estas. Cuando no precisamos el correcto significado de las palabras orales o escritas surgen diferentes interpretaciones, y así el receptor capta no lo que dice el emisor, sino lo que su contexto le indique.
Barreras físicas: son las circunstancias que se presentan no en las personas sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación como por ejemplo ruidos, mala iluminación, distancia , falta o deficiencia en los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión., etc..

Ejemplo...

Esta barrera se presenta cuando los medios utilizados para transportar el mensaje no permiten que éste llegue nítidamente al receptor y provoca incomunicación.

El medio es el vehículo, instrumento o aparato que transmite la información, los medios más empleados son:

Cartas.

Teléfono.

Radio.

Cine.

Televisión.

Periódicos.

Revistas.

Conferencias, paneles, debates, reuniones, etc.

Carteles.

Libros.

Telégrafo.

Otros casos que sirven como ejemplo de este tipo de barrera serían:

Interferencias en el radio o en el teléfono.

Barreras fisiológicas: son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya sea del emisor (voz débil, pronunciación defectuosa) o del receptor (sordera, problemas visuales.)

Un ejemplo de esta barrera podría ser el de un trabajador y que llegue alguna persona a pedirle información y no la puede dar bien porque tenga alguna incapacidad como el que no escuche o que no pueda ver.

Barreras psicológicas: Representan la situación psicológica particular del emisor o recepetor, ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor. La deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se dice, a que no lea lo que está escrito, no entienda o no lea lo que oye o lee.

 Ejemplo...

El tono de voz del jefe, el uso que hace del vocabulario o su falta de tacto puede hacer que un empleado se sienta subestimado, agredido o rechazado.

Siempre que se emitan mensajes en donde se encierre una amenaza, peligro o provocación, la psiquis del individuo producirá una barrera para repelar cualquier agresión.

Son muchos los factores que influyen en una persona que escucha para que acepte, comprenda o rechace el mensaje que le es dado. Algunos de ellos son:

No tomar en cuenta el punto de vista de los demás.

Mostrar recelo, sospecha o aversión.

Registrar emociones ajenas al área laboral.

Mostrar excesiva timidez.

Emitir instrucciones, explicaciones poco precisa y claras.

Manifestar preocupación por problemas personales.

Demostrar sobrevaloración o subestimación.

Cuando se manipula una máquina solamente se necesita apretar teclas o botones; en cambio, cuando se establece comunicación con otras personas, es necesario que explique, converse, observe gestos, posturas, reacciones y dejar que “ella o ellas” le hablen.

Barreras administrativas Son las que se originan en estructuras orgacionales inadecuadas, mala planeación y diferentes deficiente operación de los canales.

DESARROLLO FINAL

¿Qué aprendí de la sesión 10?

Las barreras de la comunicación es importante en lo organizacional ya que está presente en los intercambios de palabras que van para transmitir y entender cada mensaje que recibiremos en diálogos que nos permitirán solucionar conflictos.




¿Cómo la puedo poner en práctica en mi vida?

Contando con la comunicación organizacional constantemente seremos claros sin excedernos o sobrepasar los límites, así nos hará útil en cualquier entorno que se nos presente, sin llegar a pensar que nos hace falta flujos de comunicación, sea la horizontal o vertical, para obtener mayor equilibrio por ambas partes, así aprendemos de distintas culturas y pensamientos de otras personas, que tengan un punto de vista diferente a ti, teniendo efectividad al comunicarnos, siempre en cuando con un buen uso de palabras.

 ¿Qué puedo aportar a la sesión?

No hay que tener prejuicios ni pensar mal ante cualquier persona, se inicia una comunicación asertiva para estar abierto ante cualquier opinión contradictoria o pensamientos distintos a los tuyos.